Elektronische Akte

Eine BTS-PiT Funktionalität besonders für Wohnungsverwalter und Dienstleister für Property Management. Während diese ihre Geschäftsprozesse optimieren und digitale Dokumente bevorzugen, fordert der Beirat die Dokumentation des Rechnungswesens auf Papier. Daraus resultieren umfangreiche Arbeiten.

Archivierung von „Hard Copy“ Unterlagen in Ordnerstrukturen für:

  • Rechnungen des Handwerkers
  • Briefe
  • Mieterinformationen (Beschwerden)
  • Protokolle über Eskalation
  • Angebote
  • Papportzettel
  • Bilder von Schäden als Dokument (Versicherungsschäden)
  • Stundenzettel von Hausmeistern
  • Verbrauchsdaten
  • Versicherungen
  • u.v.m.
  • Zur Vorbereitung der Versammlung heißt es dann:

    • Suchen der relevanten Informationen aus verschiedenen Ordnern
    • Erstellung von Kopien
    • Rückführung der Originale
    • Die Lösung mit BTS-PiT

      Wird die Instandhaltung mit BTS-PiT organisiert, sind:

      • Alle Informationen digital vorhanden
      • Alle Unterlagen digital im Rechnungseingangsbuch nach Objekt, Mandant oder Wohnung geordnet
      • Alle weiteren vorhandenen Informationen wie Bilder, Angebote geordnet
      • Alle Protokolle hinterlegt
      • Alle Dokumente druckfertig aufbereitet
      Archiv Druckfertig, archivierte Dateien

      wie zum Beispiel

      • Bilder
      • Elektronisch erstellte Protokolle
      • Rapportzettel
      • Mieterrundschreiben
      • Ausschreibungen
      • Angebote
      • Auftragsvergabe
      Archiv Elektronische Akte

      Jeder kleinste Teilprozess kann dokumentiert hinzugefügt und (sogar) gedruckt werden.

      Die Vorbereitung und Durchführung von Beiratssitzungen wird deutlich vereinfacht. Der Verwalter hat mehr Zeit, sich um Mieter und Objekt zu kümmern.