Referenzprojekte

„Der bwv München ist eine Genossenschaft mit einem Bestand von rund 1.700 WE im Stadtgebiet München und in der Gemeinde Haar (Landkreis München).

Für die kaufmännische Steuerung wurde nach wowi/cs seit 2017 Wowinex eingesetzt.

2024 fand der ERP-Wechsel auf Yuneo statt. Hier zeigt sich einer der wesentlichen Vorteile von BTS: es ist ein offenes System, das mit verschiedenen ERPs über Schnittstellen zusammenarbeiten kann und ist auch während der Umstellung eine zuverlässige, stabile Software.

Für BTS haben wir uns schon 2008 entschieden, um die technische Bewirtschaftung zu organisieren. Besonders beachtenswert sind die permanente Weiterentwicklung der Software sowie die rasche und kostengünstige Umsetzung unserer individuellen Wünsche.

Heute nutzen wir die BTS-Module umfangreich:

• wir haben die Instandhaltung und Beauftragung unserer Handwerker mit Hilfe des BTS-Portals automatisiert,
• die Erstellung unseres Wirtschaftsplans unterstützen wir mit Informationen aus BTS,
• bei Mieterwechsel nutzen wir die mobile Datenerfassung via Ipad,
• seit mehreren Jahren wird über BTS die Verkehrssicherung einschließlich deren Dokumentation umgesetzt
• die Zuordnung der Hausmeisterkosten (umlagefähige Betriebskosten, Instandhaltungs- und Verwaltungskosten) erfolgt mittels Zeiterfassung durch unsere Hausmeister über BTS,
• Versicherungsschäden können durch Anbindung des BTS-Portals an unsere Versicherungsagentur seit vielen Jahren im digitalen Workflow bearbeitet werden.

Besonders lobenswert ist die Zusammenarbeit mit dem hochmotivierten Personal von BTS. Die Hotline ist bei Anforderung unverzüglich aktiv; der Service steht für Lösungen immer zeitnah zur Verfügung und unterstützt uns mit sehr guten Vorschlägen auch aus den vielfältigen Erfahrungen anderer BTS-Kunden.“

„Der Bauverein Reiherstieg ist eine Genossenschaft mit einem Bestand von nahezu 1.500 Wohnungen im Süden Hamburgs. Für die kaufmännischen Aufgaben setzen wir seit 2006 wowi/cs der Haufe-Gruppe ein. Im Jahr 2011 haben wir uns für den Einsatz von BTS-PiT mit dem Ziel entschieden, die technischen Prozesse zu optimieren.

Das Instandhaltungsmanagement mit der Beauftragung unserer Handwerker online über das Portal, elektronischer Rechnungsstellung und dem Transfer der Rechnungsdaten in das kaufmännische System hat uns von Anfang an überzeugt.

Nach kurzer Einarbeitungszeit konnten wir die erwarteten Vorteile erzielen und führen heute auch die Aufgaben- und Einsatzplanung für unsere Hausmeister mit dem System durch. Außerdem nutzen wir das Projektmanagement und haben ein größeres Neubauvorhaben mit BTS-PiT abgewickelt. Die dabei angefallenen Daten stehen nun ohne Medienbruch für die Gewährleistungsverfolgung und die Bewirtschaftung zur Verfügung.

Ein Highlight ist das Modul für die Erfassung von Mieteranfragen. Bei uns wird jeder Anruf im System protokolliert, und durch die Integration in das Instandhaltungsmanagement kann jederzeit nachvollzogen werden, wie auf diese Kontakte reagiert und dem Mieter geholfen wurde. Nicht zuletzt hat dieses Vorgehen im Zusammenspiel mit unseren motivierten Mitarbeitern zu einer sehr hohen Zufriedenheit bei unseren Mietern geführt. Dies wurde in einer extern durchgeführten Studie ausdrücklich bestätigt.

Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der BTS ist sehr professionell. Vorschläge und Ideen von unserer Seite werden gerne aufgenommen und meist in kurzer Zeit realisiert. Da diese Ideen in der Regel auch für andere Unternehmen interessant sind, werden sie häufig im Rahmen der Wartung in den Standard überführt.“

„Der Bauverein Langenfeld eG (BVL) bewirtschaftet einen Wohnungsbestand von derzeit rund 1.000 Einheiten. Die kaufmännische Abwicklung erfolgt über das wohnungswirtschaftliche Programm GES. Zur Optimierung unserer technischen Prozesse der Instandhaltung und des technischen Gebäudemanagements, nutzen wir neben BTS-Standardlösungen auch spezielle, für den BVL individualisierte Lösungen der BTS Software GmbH & Co. KG.

Grundvoraussetzung für die Prozess-optimierende digitale Abwicklung unserer geplanten und ungeplanten Instandhaltungsmaßnahmen, ist die elektronische Anbindung unserer Handwerker. Darüber hinaus haben wir in enger Zusammenarbeit mit der BTS Software GmbH & Co. KG und anderen Partnern ein individuelles Mieterportal zur verbesserten Kommunikation mit unseren Kunden entwickelt. Der Mieter hat jederzeit die Möglichkeit bestimmte Informationen, wie beispielsweise zum Mietvertrag, den Energieverbräuchen, den Stand von eigener Schadensmeldungen/Reparaturen und dem digitalen Wohnungsübergabeprotokoll, abzurufen und bei Bedarf direkt mit unseren Mitarbeitern in Kontakt zu treten.

Eine weitere nennenswerte, gemeinsame Entwicklung, ist die geodatenbasierte Steuerung der Verkehrssicherung, bei der alle anfallenden Prüfpflichten inkl. jeweiligem Status in einer Online-Karte (Map) visualisiert werden. Diese Lösung ist mit mobilen Endgeräten (Tablets) nutzbar und darüber hinaus in die Instandhaltung integriert, sodass eine Schadensmeldung des Prüfers sofort den Prozess zur Behebung in Gang setzt.

Der Einsatz von mobilen Endgeräten bei der Wohnungsabnahme ermöglicht es uns aus den erfassten Informationen ein dynamisches Bestandsmanagement zu generieren. Auch hier ist die Integration in die Instandhaltung gegeben. Die systemische Integration in unser Work-Flow-Management garantiert somit reibungslose Arbeitsabläufe. Wir sind gespannt auf weitere Entwicklungen der BTS Software GmbH & Co. KG und vertrauen auch in Zukunft auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit.“

„Seit mehr als 15 Jahren arbeiten wir, die Baugenossenschaft Bad Cannstatt eG, mit der BTS Lösung. Am Anfang haben wir unsere Abläufe in der Instandhaltung optimiert. Im Laufe der Jahre sind vielfältige Funktionen entstanden, immer wieder haben wir dazu beigetragen, dass die BTS Lösung kontinuierlich weiterentwickelt werden konnte. Heute setzen wir alle Module und Funktionen, von der Steuerung der Hausmeister bis zur dynamischen Bestandsführung mit integrierter Verkehrssicherung ein.“

In der ersten Jahreshälfte 2017 haben wir BTS in unserem Unternehmen eingeführt und die Prozesse in unseren Technikbereich komplett umgestellt. Erfolgten die Stundenerfassungen früher noch analog (handschriftlich auf Papier), sind wir nun im digitalen Zeitalter angekommen. Gleiches gilt für die Wohnungsabnahmen, die nun komfortabel per Tablet durchgeführt werden können.

Innerhalb kürzester Zeit haben wir immer mehr Module mit Leben gefüllt und zwischenzeitlich BTS als Unterstützung für Jahresabschlussarbeiten schätzen gelernt.

Nur zwei Beispiele:

Die Kleininstandhaltung in den Wohnanlagen wird von eigenen Mitarbeitern durchgeführt. Hierfür haben wir unseren Lagerbestand komplett in BTS eingepflegt – Zugänge und Entnahmen werden zeitnah und vollständig dokumentiert.

Brauchten wir früher inkl. Inventur noch rund 2 Wochen, so sind dies nunmehr nur noch 1-2 Tage.

Die in BTS täglich erfassten Arbeitsstunden unserer Handwerker können über verschiedenste Filter exportiert und weiterverarbeitet werden. Der Zeitaufwand der Stundenaufbereitung für die Umlagenabrechnung inkl. Buchungen lag früher bei 3-4 Wochen. Mit BTS sind dies nunmehr nur wenige Stunden.

Trotz der vielen Möglichkeiten, die BTS im technischen Bereich bietet, bleibt es sehr übersichtlich und ist auch von neuen Mitarbeitern schnell und sicher zu bedienen.

Würden wir BTS weiterempfehlen? Definitiv!

Baugenossenschaft Sachsenwald eG

Stefan Ellendt            Dirk Reiche

Vorstand                    Vorstand

So schnell verändern sich die Gegebenheiten: Die Vorstellung, den gesamten Bauprozess digital abzubilden – und dadurch mehr Kontrolle, mehr Transparenz und Effizienz zu erreichen – war vor einigen Jahren noch Science Fiction…

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